Cum sa iti organizezi corect biroul?

0
24

Obiectele de birotica sunt foarte utile pentru o buna organizare a lucrurilor in birou. Avand in vedere acest aspect, pot fi alese si cumparate solutiile optime pentru organizarea hartiilor si a fisierelor, astfel incat fiecare membru al echipei sa stie de unde sa le ia la nevoie.

Birotica – modul optim de organizare a unui birou

Daca nu exista un sistem de arhivare care sa fie construit pe recuperare usoara, se va pierde foarte mult timp pentru gasirea documentelor. In plus, sefii nu isi vor face o impresie foarte buna. Exista o strategie usor de implementat pentru gestionarea sistemelor de arhivare.

Este important ca pe etichete sa fie trecute nume generale, pentru ca in cutii sau sertare sa poata fi depozitate mai multe lucruri. Alegand un termen foarte specific, va fi nevoie de mai multe dulapuri sau cutii pentru depozitare.

Utilizand un termen larg, cum ar fi „Rapoarte de cheltuieli, 2019”, si completand cu toate fisierele procedurale, impreuna cu copii ale rapoartelor de cheltuieli, vor incapea mai multe foi in aceeasi cutie. Alte exemple de rubrici largi si recomandate spre utilizare sunt: „Stiri din industrie”, „Campanii publicitare” si „Buget 2019”.

Exista 3 strategii de gestionare a documentelor pentru a mentine ordinea in birou:

  • Organizarea fisierelor in zone comune. Scopul este recuperarea usoara. Astfel, atunci cand nu exista un fisier inseamna ca trebuie facut si lucrurile se simplifica.
  • Etichetele cu date sunt foarte importante. Atunci cand se arunca obiecte si hartii este mai simplu sa se foloseasca etichetele cu date, pentru o sortare mai usoara. Pur si simplu nu trebuie sa fie pastrata fiecare bucata de hartie pentru totdeauna. Unele documente, din motive legale sau financiare, trebuie sa fie pastrate o anumita perioada de timp, deci pentru ele este solutia cu datarea.
  • Evitarea formarii de gramezi de documente. Pentru a evita gramezile uriase de hartii de pe birou, acestea trebuie sortate de mai multe ori pe saptamana. Se va incepe de la varful gramezii si fiecare pagina va ajunge la locul sau.
  • Utilizarea de bibliorafturi este o solutie foarte buna, in special pentru persoanele care au foarte multe documente tiparite. In plus, se recomanda utilizarea culorilor diferite, conform unei scheme stabilite cu toata echipa. Toate bibliorafturile albastre post stoca, de exemplu, documentele pentru buget, cele rosii pot fi pentru taskuri urgente, iar cele verzi pentru taskuri amanate. Cele negre pot ramane pentru arhive.

Chiar daca foarte multe documente au fost mutate in zona digitala, in birouri inca mai pot fi gasite documente printate. Acestea sunt mai simplu de citit si ochii cititorului obosesc mult mai greu apeland la astfel de metode.

Avand in vedere ca fiecare angajat are si propriile agende si notebookuri, este de asemenea important ca toate aceste obiecte de papetarie sa fie puse la locul lor. Apeland la astfel de solutii, birourile pot fi mult mai primitoare si mai simpatice. Cei care vin in vizita nu vor mai fi pusi fata in fata cu mormane de hartii si, de aceea, se recomanda apelarea la toate solutiile optime de stocare.

LĂSAȚI UN MESAJ

Please enter your comment!
Please enter your name here